Karrierebeispiel

Beschreiben Sie uns bitte Ihren persönlichen Werdegang bei der Verkehrsbüro Group.

Eigentlich aus der Hotellerie und dem Event-Business kommend, habe ich im Bereich Sales- und Accountmanagement (=Kundenakquisition & Kundenbetreuung) bei American Express Business Travel im Jahr 1995 begonnen und war für ganz Österreich zuständig. Im Juli 2000 habe ich die Verantwortung für das neu entstandene Implantbüro im VIC (Vienna International Center) mit 23 Mitarbeitern übernommen. Seit damals trage ich auch bei Vertragsverlängerungen und Neuausschreibungen (die Organisation muss alle fünf Jahre das Travel Business neu ausschreiben) die Hauptverantwortung für den Inhalt bei der Angebotslegung (= „Deal Captain“). Wir konnten nicht nur die Atombehörde als neuen Kunden gewinnen, sondern auch das Travel Business der UNO, von CTBTO und von OSCE (in 16 Ländern), die aus diesem Implantbüro betreut werden.

Im Jahr 2017 haben wir mit der Fusionierung der Gruppen- & Incentive Abteilungen im Bereich AX und VB begonnen, wobei zuerst VB Incentives mit AX Meetings & Events vereint wurde und im Jahr 2018 auch Austropa Interconvention dazu gekommen ist. Das dadurch entstandene Team von „MICE Services“ mit 27 MitarbeiterInnen ist im 8. Stock zusammen gezogen und wurde komplett neu strukturiert. Weiters wurde vor allem im Bereich  „Kommunikation“ (i.e. elektronische Ablage, Email-Server, Meetingstruktur, etc.) ein gemeinsamer Standard erarbeitet und implementiert bzw. wird auch laufend – entsprechend den erzielten Erfahrungswerten – adaptiert.

Wie sieht ein Arbeitstag als Director VIC Implant Office & MICE Services aus?

Sehr abwechslungsreich!

Nachdem ich im Bereich VIC Office als „Contract Manager“ für die Einhaltung der in den Verträgen mit den Organisationen vereinbarten „Service Level Agreements“ verantwortlich bin, muss ich mich sowohl ins tägliche, operative Business involvieren, als auch im effektiven Account Management Bereich aktiv sein. Zu meinen Tätigkeiten gehören beispielsweise:

• Die Hauptverantwortung für das gesamte Implantbüro, inkl. die dort buchenden Kunden und beschäftigten Mitarbeitern sowie das Budget von 5 Kostenstellen.
• Die Erstellung der quartalsmäßigen Finanzabrechnungen für alle Organisationen entsprechend der im Vertrag vereinbarten Richtlinien und Vorgaben.
• Die Finalisierung der monatlichen Reportmappen für alle Organisationen und entsprechende Analyse des Reiseverhaltens.
• Laufende Evaluierung des Flugverhaltens aller Organisationen und Verhandlung und Implementierung von Corporate Verträgen mit den Fluglinien als Vertreter der Organisationen.
• Hauptkontakt als Vertreter der Organisationen zu den Flug-, Mietwagen- und Hotelpartnern.
• Kontinuierliche Evaluierung von möglichen Prozessoptimierungsmöglichkeiten – z.B. zusätzliche, technische Lösungen, die den sehr spezifischen Buchungs-, Ticketing-, oder Verrechnungsprozess vereinfachen könnten.
• Die Verantwortung über das Team von „AX Corporate Meetings & Events“, wobei meine Tätigkeit hier vor allem im Bereich „Prozessoptimierung“ liegt.

Im Bereich MICE Services bin ich in erster Linie für das weitere „Zusammenwachsen“ der früher völlig autark arbeitenden Bereiche (i.e. VB Incentive, AX Meetings & Events und Austropa) und die entsprechend verstärkte Nutzung interner Synergien (z.B. im Bereich Personal „subject matter experts) sowie für das Budget aller drei Kostenstellen verantwortlich.

Weiters liegt in meinem Verantwortungsbereich z.B.:

• Die Koordination der MICE Services Verkaufsaktivitäten (i.e. Kunden Neuakquise und Betreuung bestehender MICE Kunden, Kundenevents, etc.) mit Fr. Silvia Ackerl.
• Die Mit-Koordination der MICE Services Marketingaktivitäten, neuen Drucksorten, Werbeaktivitäten, etc.
• Die Koordination der Supplier Relations Abteilung für den MICE Services Bereich mit Fr. Petra Pardjo-Grammel.
• Die Koordination des neuen MICE Mitarbeiter-Trainingsprogramms – „Fit4Job“ mit Fr. Petra Pardjo-Grammel.

Welche Tipps geben Sie unseren Bewerbern?

Selbstbewusstes Auftreten ist sehr wichtig, aber bitte niemals „overselling“ (Kenntnisse oder Wissen vorgeben zu besitzen, jedoch wenig/keine Ahnung davon zu haben) betreiben, um einen Job zu bekommen! Pro-aktives Denken und laufend versuchen, sich Wissen selbst anzueignen (learning by doing), sowie „über den Tellerand zu schauen“, damit man Zusammenhänge besser erkennen kann. Wichtig ist auch die Bereitschaft, Kritik anzunehmen und diese dann auch umzusetzen, indem man entsprechend an sich selbst arbeitet.